Come organizzare le attività aziendali per il nuovo anno
L’avvio del nuovo anno spesso è un momento di riorganizzazione, di definizione degli obiettivi e di impegni a cambiare alcune cose fatte, in particolare relativamente a cosa e come si svolgono le attività in azienda o lo sviluppo di progetti importanti che devono portarci a raggiungere nuovi traguardi. Provo a proporti in questo articolo 4 azioni e strategie per cambiare le cose, se ancora non lo hai fatto, adottando maggiore flessibilità, chiarezza nella comunicazione, gestione metodica dei progetti e obiettivi ben definiti.
1. Adotta un approccio più flessibile nella gestione delle attività
Partiamo da un punto fermo: la descrizione dei processi aziendali in un documento è vitale per poter chiarire e organizzare le attività aziendali. Come in tutte le cose quello che fa la differenza è la misura. Diventare maniacali nella scrittura dei processi non ha nessun senso, del resto il cambiamento e l’adattamento sono un necessità operativa e le procedure super dettagliate invecchierebbero in poche settimane.
Prova piuttosto a scrivere le cose principali in modo sintetico, descrivi le fase principali e per ognuno l’input e l’output atteso, chiarisci con chi parlare in caso di problemi e descrivi il risultato finale del processo e la sua importanza anche per altre aree organizzative. In questo modo le persone coinvolte sapranno perché lo fanno e perché è importante, ed a loro volta saranno più motivate. Allo stesso tempo lascia spazio alle persone per poter organizzare e eseguire le attività. Insomma tu definisci e chiarisci il COSA e lasci la possibilità di definire il COME. Non è sempre possibile per ogni processo ma se puoi fallo, fai un esperimento e vedrai quanto le persone si sentiranno più coinvolte. Più sotto ti parlerò di definire gli obiettivi, fallo anche per i processi: in modo da descrivere e poter verificare il risultato finale.
Ad esempio: se stai portando avanti un progetto importante prova a far dividere il lavoro in sezioni più contenute, e per ognuna definisci i tempi e il risultato (che sarà intermedio). A questo organizza degli incontri settimanali con riunioni brevi per verificare progressi e se necessario, adatta i piani in base alle priorità. Un approccio incrementale fatto di test e verifiche crea un ambiente più fiducioso sul fatto che si possano correggere delle cose che non funzionano.
2. Usa una comunicazione interna più aperta e chiara
Uno dei problemi più frequenti nelle piccole e medie aziende o nelle aziende in fase di crescita è quello della frammentazione delle informazioni e della mancanza di definizione di ruoli, aspettative e attività.
Le informazioni necessarie non vengono comunicate lungo i processi o tra le diverse aree, il risultato è confusione e inefficienze, errori e “dolori”. Quando i ruoli non sono chiari si verificano sovrapposizioni tra persone e questo causa tensione e scarsa efficacia, di sicuro diventa difficile raggiungere i risultati previsti. Comunicare chiaramente in azienda implica definire i ruoli e le mansioni in modo chiaro, comunicare a tutti chi esegue un ruolo e quali sono le aspettative nei confronti degli altri.
Per comunicare servono anche strumenti, ormai c’è ne sono tanti quello che posso consigliarti è di
-
usare strumenti di collaborazione di mercato: costa poco e sono continuamente aggiornati. spesso le persone le usano anche in privato ed hanno quindi già familiarità
-
definisci degli standard: per organizzare e salvare documenti o per fare presentazioni si deve usare lo stesso strumento in azienda, questo incide sui costi e sulla diffusione degli strumenti
-
fai riunioni periodiche in cui comunichi i fatti importanti ma fallo usando un modello di comunicazione che non cambia ogni volta
Insomma comunicare in azienda vuol dire definire un messaggio semplice, preoccupandosi che sia chiaro per chi ascolta. Vuol dire avere degli strumenti interni di comunicazione, e strumenti uguali per tutti. Vuol dire regolarità e metodo: comunicare una solo volta e poi non farlo per mesi non è utile.
3. Gestisci i progetti in modo metodico e strutturato
Spesso in azienda ci sono diversi progetti in corso e vanno seguiti tutti (prima che sia troppo tardi!) E’ necessario creare una visione d’insieme chiara sui progetti in corso, sulle responsabilità di gestione e sui tempi attesi. Per farlo, come detto nel punti iniziale è utile adottare un approccio agile ai progetti e un monitoraggio periodico dell’avanzamento. L’utilizzo di strumenti collaborativi può aiutare a centralizzare le informazioni, evitando che si disperdano tra diversi team o canali di comunicazione. Quado hai una visione completa e tempestiva dei progetti individui facilmente eventuali colli di bottiglia, puoi cambiare le priorità in base a quello che sta succedendo e puoi comunicare l’importanza e la motivazione delle scelte e delle criticità.
Ti consiglio di formare le persone su una cultura di base di gestione dei progetti, farlo fa la differenza per te e per loro. Una base di formazione ti permette di attivare una mentalità verso il risultato, e una gestione più attenta: serve a far succedere veramente le cose e ad arrivare al risultato. Ci sono tantissimi strumenti online che costano poco e si avviano in meno di 2-3 ore (Trello, click-up, ecc.)
4. Definisci obiettivi aziendali chiari ed efficaci
Voglio aumentare le vendite del 20% non è un obiettivo!
Lo dico spesso: se si diventa bravi a definire obiettivi le cose cambiano davvero! Gli obiettivi spesso sono vaghi o peggio non condivisi. Se un obiettivo vago almeno fosse noto sarebbe già qualcosa. Un obiettivo condiviso deve essere condiviso con tutte le persone a cui serve, infatti gli obiettivi hanno una gerarchia: se vuoi fare il 20% in più di vendite ma lo sai solo tu sarà difficile che il resto dell’azienda possa aiutarti.
Quando gli obiettivi non sono ben definiti, le persone non sanno esattamente cosa si aspettano da loro e non sentono il contributo e l’importanza per il successo dell’azienda.
Quindi
-
dedica del tempo a definire gli obiettivi aziendali seguendo criteri chiari e condivisi.
-
Coinvolgi il team in una sessione strategica per discutere e concordare le priorità.
-
Usa un approccio strutturato che consenta di stabilire obiettivi che siano specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e temporali, dando così a ogni collaboratore una chiara direzione.
-
scomponi gli obiettivi aziendali in obiettivi per le diverse aree/persone
Ecco ti ho dato 4 azioni su cui, se non lo hai fatto potresti pensare di attivarti. Io sono disponibile per confrontarmi con te quando vuoi.
Dimenticavo un obiettivo ben strutturato potrebbe essere: Voglio aumentare le vendite del 20% nei primi 8 mesi introducendo il nuovo prodotto x sul 50 % dei segmenti clienti di tipo A e lo farò attivando tre campagne di marketing online.
Lascia un commento